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Regular software purchases & Workday Expenses / Achats réguliers de logiciels et Workday Expenses
Published: 20 March 2026
This message is sent on behalf of François Pouliot, Co-Interim Associate Vice-President (Financial Services)
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Hello everyone,
Following up to the communication sent on February 27th on the same subject, we hereby confirm that while we remain in a transition/stabilization period after the implementation of Workday Expense, we can exceptionally allow regular software purchases (i.e. non-travel, non-emergency) to be made with a personal credit card and for this expense to be reimbursed via Workday Expense, when one of these situations occur:
Situation 1
MMP was not set-up for this software purchase and there was no PCard available to make the purchase.
OR
Situation 2 (valid for purchases made up until April 10th)
MMP was set-up, or a PCard was available, but not knowing yet about the requirement to make a regular software purchase on MMP or a PCard, the expense has already been incurred.
In such situations, the expense may be submitted in Workday Expense, using either of these two expense items, under Expense Item Group - Travel:
- Emergency purchase - Software cloud-based
- Emergency purchase - Software subscription license
We will confirm in a separate email when the transition period will end and the exception will become unavailable.
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Thank you in advance for your cooperation.
Need HELP?
- Please submit a ticket via the or call us at 514-398-3463.
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Ce message est transmis au nom de François Pouliot, co‑vice‑président associé intérimaire (Services financiers)
Bonjour Ă toutes et Ă tous,
À la suite de la communication envoyée le 27 février portant sur le même sujet, nous confirmons qu’étant toujours dans une période de transition et de stabilisation suivant la mise en œuvre de Workday Expense, nous pouvons, de façon exceptionnelle, permettre que des achats réguliers de logiciels (c.-à -d. non liés aux déplacements et non urgents) soient effectués avec une carte de crédit personnelle et que ces dépenses soient remboursées dans Workday Expense, lorsque l’une des situations suivantes se présente :
Situation 1
Le portail MMP n’avait pas été configuré pour l’achat de ce logiciel et aucune carte d’achat (PCard) n’était disponible pour effectuer l’achat.
OU
Situation 2 (valide pour les achats effectués jusqu’au 10 avril)
Le portail MMP avait été configuré, ou une PCard était disponible, mais comme l’exigence voulant que les achats réguliers de logiciels soient effectués via MMP ou au moyen d’une PCard n’était pas encore connue, la dépense a déjà été engagée.
Dans de telles situations, la dépense peut être soumise dans Workday Expense en utilisant l’un des éléments de frais suivants, sous le groupe d’élements de frais « Déplacement » :
- Achat d’urgence – Logiciel infonuagique
- Achat d’urgence – License d’abonnement logiciel
Nous confirmerons dans un courriel séparé la date de fin de la période de transition, à partir de laquelle cette exception ne sera plus disponible.
Nous vous remercions à l’avance de votre collaboration.
Besoin d'aide?
- Veuillez soumettre un ticket via le portail du ou appelez-nous au 514-398-3463.
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