La préparation d’un plan d’accommodements individuels externes (PAIex) est un processus confidentiel auquel collaborent une conseillère ou un conseiller du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite (SÉAAR), la personne apprenante en situation de handicap attestée ainsi que officemedlearneraffairs [at] mcgill.ca (la vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents).

Voici la marche à suivre :

  1. La personne apprenante rencontre une conseillère ou un conseiller du SÉAAR afin de passer en revue les documents médicaux, de discuter des obstacles rencontrés ou anticipés dans le site de formation externe et de réfléchir à des possibilités raisonnables d’accommodements.
  2. La conseillère ou le conseiller et la vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents déterminent si les accommodements proposés sont raisonnables, sur la base des documents médicaux, des accommodements antérieurs et des objectifs du stage obligatoire.
  3. La conseillère ou le conseiller assure le suivi avec la personne en lui envoyant un courriel ou en organisant une deuxième rencontre, à laquelle assistera la vice-doyenne adjointe ou le vice-doyen adjoint.
  4. Une fois les accommodements confirmés, la conseillère ou le conseiller rédige le PAIex en y indiquant les coordonnées pertinentes, les accommodements accordés ainsi que les dates de mise en œuvre et de cessation.
  5. La vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents passe en revue le PAIex, y apporte des corrections au besoin et signe le document.
  6. La personne apprenante passe en revue le PAIex et le signe.
  7. La conseillère ou le conseiller signe le PAIex.
  8. La vice-doyenne, Affaires des résidents envoie par courriel le PAIex dûment signé à la direction ainsi qu’à l’administration du programme approprié, en ajoutant la personne apprenante ainsi que la conseillère ou le conseiller du SÉAAR en copie conforme et en demandant une confirmation de lecture.
  9. Pour que les accommodements soient mis en œuvre d’un stage à l’autre au long de son parcours d’apprentissage, la personne apprenante doit envoyer un rappel à l’administration du programme deux semaines avant le début du prochain stage. L’administration transmettra rapidement l’information requise (en se limitant aux points pertinents) aux personnes qui doivent être mises au courant (par exemple, les personnes responsables de l’administration du site, des horaires ou de la supervision clinique) et ajoutera la conseillère ou le conseiller du SÉAAR en copie conforme.


Rôles et responsabilités
 

Responsabilités de la personne apprenante

  • Prendre rendez-vous avec le SÉAAR
  • S’assurer que les accommodements définis dans le PAIex sont mis en Å“uvre
  • En l’absence de ces accommodements, aviser par courriel et dès que possible la vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents ainsi que la conseillère ou le conseiller du SÉAAR, en ajoutant l’administration du programme en copie conforme
  • Rappeler à l’administration du programme ou du site de transmettre l’information pertinente à la mise en Å“uvre des accommodements aux personnes qui doivent être mises au courant, deux semaines avant le début du prochain stage
     

Responsabilités de la conseillère ou du conseiller du SÉAAR

  • Organiser une rencontre avec la personne apprenante et, au besoin, la vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents
  • Rédiger le PAIex et envoyer sa version finale dûment signée à toutes les parties
     

Responsabilités de la vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents

  • Passer en revue et approuver les accommodements décrits dans le PAIex
  • Envoyer par courriel le PAIex dûment signé à la direction ainsi qu’à l’administration du programme approprié (en ajoutant la personne apprenante ainsi que la conseillère ou le conseiller du SÉAAR en copie conforme)
  • Dans les cas où les accommodements ne sont pas mis en Å“uvre, assurer le suivi auprès de la direction et de l’administration du programme
  • Être la ressource pour les directions et administrations de programme qui s’interrogent au sujet de la mise en Å“uvre des accommodements
     

Responsabilités de l’administratrice ou de l’administrateur du programme

  • Tous les mois, transmettre par courriel les renseignements pertinents du PIAex aux parties participant à la mise en Å“uvre des accommodements sur le site de formation externe où la personne apprenante doit effectuer un stage (en ajoutant le vice-doyenne adjointe, la personne apprenante ainsi que la conseillère ou le conseiller du SÉAAR), de manière à assurer la continuité du PIAex
     

Pour toute question concernant cette procédure, veuillez contacter le vice-doyenne adjointe, Affaires des résidents : officemedlearneraffairs [at] mcgill.ca (officemedlearneraffairs[at]mcgill[dot]ca)